Das neue Case Lifecycle Management von Sinpex: Ein smarter, effizienterer KYC-Prozess
Erfolgsbeispiele im Lifecycle Management für KYC/KYB
March 25, 2025
Werner Krahe
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Sinpex hat sich zum Ziel gesetzt, das Compliance- und Risikomanagement intelligenter und automatisierter zu gestalten und nahtlos in Ihren Workflow zu integrieren. Deshalb freuen wir uns, Ihnen unser neuestes Feature-Update vorstellen zu können: Case Lifecycle Management. Mit dieser Erweiterung gehen wir über die traditionellen KYC-Prozesse (Know Your Customer) hinaus, indem wir den gesamten Lebenszyklus eines Cases unterstützen – vom Onboarding bis zur Archivierung.
Warum das wichtig ist
Compliance-Teams bearbeiten täglich eine Vielzahl von "Cases", die jeweils ein unterschiedliches Maß an Überwachung, Aktualisierung und Einhaltung von Vorschriften erfordern. Unser neues Fünf-Phasen-Lebenszyklus-Modell stellt sicher, dass jeder Case korrekt kategorisiert und bei Bedarf aktualisiert wird und vollständig auditierbar bleibt. Das bedeutet weniger manuelle Eingriffe, höhere Effizienz und bessere Compliance.
Die fünf Phasen eines Cases
Sinpex verfolgt jetzt Cases in fünf verschiedenen Lebenszyklusphasen:
- Onboarding - Anfängliche KYC, wenn ein Kunde zum ersten Mal mit Ihrer Organisation in Kontakt tritt.
- Aktiv - Kunden, die kontinuierlich überwacht werden, einschließlich geplanter Re-KYC-Bewertungen.
- Offboarding - Kunden, deren Verträge nicht verlängert werden, die aber dennoch überwacht werden müssen, z. B. auf KYC-relevante Änderungen.
- Inaktiv - Kein aktiver Vertrag, aber Case-Datensätze bleiben im System sichtbar.
- Archiviert - Cases, die zu Prüfungs- und Regulierungszwecken aufbewahrt werden.
Jede Phase spiegelt den realen Verlauf von Kundenbeziehungen und Compliance-Anforderungen wider und stellt sicher, dass die Cases nahtlos von einer Phase zur nächsten übergehen.
Hauptmerkmale und Vorteile
Case-Übergänge
Diese Aktualisierung beinhaltet den automatischen Übergang durch die Lebenszyklusphasen, wodurch manuelle Aktualisierungen überflüssig werden. Ein Beispiel:
- Durch die Annahme eines neuen Kunden wird ein Case von „Onboarding“ nach „Aktiv“ verschoben.
- Die Ablehnung eines neuen Kunden verschiebt einen Case von „Onboarding“ direkt nach „Archiviert“.
- Re-KYC-Prozesse halten Cases in „Aktiv“, es sei denn, eine Überprüfung führt zu „Offboarding“.
Durch diese Automatisierung wird der manuelle Arbeitsaufwand reduziert und gleichzeitig sichergestellt, dass die Compliance-Teams über kritische Aktualisierungen auf dem Laufenden bleiben.
Stärkere Re-KYC- und Risikoprüfungs-Workflows
Re-KYC ist jetzt nahtlos in die aktive Phase integriert. Die Cases bleiben in „Active“, während sie überprüft werden, und Compliance-Teams können Re-KYC jederzeit manuell auslösen, wenn sich relevante Daten ändern. Wenn ein Fall Re-KYC nicht besteht, geht er automatisch in die Offboarding"-Phase über.
Mehr Kontrolle mit manuellen Überschreibungen
Während die Automatisierung die Compliance-Prozesse rationalisiert, ermöglicht Sinpex den Compliance-Teams, die Lebenszyklusphasen bei Bedarf manuell zu aktualisieren.
Verbesserte Auditierbarkeit mit „archivierten“ Cases
Cases, die den Status „archiviert“ erreichen, bleiben für Compliance-Audits verfügbar und bieten eine umfassende Historie der Kundeninteraktionen und Risikoentscheidungen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Daten der Kunden auch nach dem Verlassen des Systems für behördliche Überprüfungen zugänglich bleiben.
Neue Terminal-Workflow-Zustände
Um die Prozessklarheit weiter zu verbessern, haben wir konfigurierbare Terminal-Status eingeführt:
- Angenommen - Der endgültige Workflow-Status für erfolgreich aufgenommene oder erneut überprüfte Kunden.
- Abgelehnt - Der endgültige Workflow-Status für Cases, die die Compliance-Anforderungen nicht erfüllen.
- Diese Endzustände stellen sicher, dass jeder Case ordnungsgemäß abgeschlossen wird, um eine versehentliche Reaktivierung oder Compliance-Lücken zu vermeiden.
Rollenbasierte Berechtigungen für Benutzergruppen
Mit der neuen Lebenszyklusfunktion sind „Annehmen“ und „Ablehnen“ nun spezifische Aktionen und nicht mehr nur Workflow-Status. Diese Änderung ermöglicht es uns, Berechtigungen direkt auf diese Aktionen anzuwenden, was eine klare Trennung der Verantwortlichkeiten ermöglicht. Unternehmen können nun verschiedene Benutzergruppen konfigurieren - eine, die für die Überprüfung von Cases zuständig ist, und eine andere, die die endgültige Entscheidung über die Annahme oder Ablehnung treffen darf. Dieser strukturierte Ansatz erhöht die Sicherheit, reduziert unautorisierte Änderungen und gewährleistet einen kontrollierten und konformen Entscheidungsprozess.
Was kommt als Nächstes?
Dieses Update ist erst der Anfang! Wir arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung der Funktionen von Sinpex, um die Einhaltung von Vorschriften schneller, zuverlässiger und intuitiver zu gestalten. Bleiben Sie dran, wenn wir weitere Verbesserungen in den Bereichen Automatisierung, Berichterstattung und Integrationen vornehmen.
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